律师对公司货款清欠管理的经验总结

律师对公司货款清欠管理的经验总结

第一、扫描件和照片的风险

目前，公司在交易过程中， 为了便捷省事， 往往合同， 对账单， 通过扫描件或者拍照的形式签订。但是因为扫描件和照片不是原件， 在以后的诉讼中， 有不被法庭认可的风险。

如何解决这一问题？

建议公司对业务部门加大培训，要求业务员在签订合同和客户对账时，要求客户将已经签字或盖章的合同或者对账单，先发扫描件或者照片， 再邮寄给公司。

第二、关于送货单。

当前，在交易过程中， 很难做到现款交易，一般都是月结。在这种情况下，送货单是追索货款的重要凭证， 给客户送货，不建议采用物流公司邮寄的方式，因为物流单据的签收信息过于简单， 或者物流公司没有货物送达的回执， 不利于以后追索货款。 建议公司制作送货单文本， 一式几联， 上面列明客户信息、供货公司信息， 送货品名、规格、数量、单价、金额、货款总额等， 委派公司员工亲自上门送货， 要求客户签收货物， 并且将客户签收的送货单带回公司保存。

只有在收货方收到货物并且没有提出质量异议的情况下，收货方才有付款的义务。如果在收货凭证不齐全的情况下，双方对债务履行发生争议就会有很大的风险，因为如果此时收货方以否认收到货物来进行不付款的抗辩，已经发货并经对方收到货物的举证责任就在发货一方。

在实践中，发货方对此不够重视，很多是委托物流公司、货运公司进行送货后没有要求必须要有收货方的回执，等到发生争议或收货方没有付款时再到货运或物流公司时却被告知送货单公司只保存三个月或半年或一年，已经无从查找。在这种情况下，如果没有其他的证据证明的情况下，收货方如以没有收到货物来进行抵赖，就很有可能成功。

第三、关于收货人。

在发货过程中，很多公司都不注重客户收货人签收的问题，收货人也许是收货单位的仓库保管员，也许是业务员。如果客户没有给供货公司签署对账单的情况下，收货方往往会以此收货人不是本公司职工，本公司没有收到货物来抗辩，发货方没有其他证据予以证明，债权的实现就又出现了重大风险。

如何解决这一问题？

建议供货方在与客户签订合同时，合同中增加一个条款， 就是收货方指定本单位员工张三、李四、王五、马六签收供货方的送货， 并且注明签收员工的业务部门、身份证号码、联系手机等信息。

或者供货方在与客户签订合同时， 起草《指定收货人函》，《指定收货人函》列明收货方员工张三、李四、王五、马六签收供货方的送货， 并且注明签收员工的业务部门、身份证号码、联系手机等信息。要求收货方加盖公章连同合同一并邮寄供货方。这样就可以避免以后起诉追讨货款时，收货公司以签收人不是我司员工的说辞来耍赖、抗辩。

第四、关于对账单

至于对账， 建议公司加大培训培训， 每个项目，都有业务人员负责， 每个月都要和客户对账， 要求客户签署对账单， 并且邮寄给公司保存。

第五、关于催收货款期限

逾期6个月内是最好讨债期。很多公司有时认为催收太紧会使对方不愉快，影响以后的交易。其实这样的想法不但永远收不到钱，而且也不能保住以后的交易。根据律师办案经验表明，账款逾期6个月以内应是最佳收账时机。如果欠款拖至1年则成功率仅为26.6%，如果超过2年就只有13.6%了。因为欠款时期越长，越说明对方还款的能力和主观意图越低， 如果货款拖欠太久， 往往还会超过诉讼时效， 丧失胜诉权。所以，越及时向客户催收货款，就能越早收回欠款。

第六、关于文档管理

建议公司对合同、送货单、对账单、催款函等业务文档， 委派专人负责保存。公司员工在工作过程中需要使用， 办理借阅手续。这样才可以保证业务文档不丢失， 不会给公司造成不必要的经济损失。

李开宏律师     手机：13168766538         

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